¿Puedo seguir facturando con Word o Excel? Verifactu y factura electrónica

Haces las facturas con una plantilla de Word o Excel, las guardas en PDF y las mandas por correo. Llevas tiempo oyendo hablar de Verifactu, la norma que obliga a los programas de facturación a guardar cada factura sin poder retocarla. Y no sabes si va contigo. A la vez llega otra obligación distinta: las facturas entre empresas tendrán que ser un fichero que lea el programa del cliente, no un PDF. Son dos normas con fechas y requisitos diferentes, y a quien factura con Word o Excel no le afectan igual.

Conviene no mezclarlas, porque no piden lo mismo. La propia Agencia Tributaria dice que, si Word o Excel solo te sirven para escribir, imprimir y guardar tus facturas, Verifactu no te afecta. Te afectaría si tu Excel hace más, por ejemplo una macro que te prepara el libro de IVA. La factura electrónica, en cambio, no depende del programa que uses, sino de a quién facturas: solo cuenta cuando el cliente es otra empresa o un autónomo. A las facturas a particulares y a los tiques, esa obligación no les toca.

Verifactu y factura electrónica: en qué se diferencian

Fuentes: BOE, Agencia Tributaria y Ministerio de Hacienda.

¿Tu Excel cuenta como programa de facturación? Cómo comprobarlo

Hacienda no mira el nombre del programa, sino lo que haces con él:

1. Para qué lo usas. Si solo metes los datos, sacas la factura, la imprimes o la guardas en PDF y conservas el archivo, no es un sistema de facturación. Un listado de facturas con sumas tampoco lo convierte en uno: es el ejemplo que pone la propia Agencia Tributaria.
2. Si lleva macros. Un libro .xlsx no puede guardar macros; uno .xlsm o una plantilla .xltm sí. Otra pista: si al abrirlo Excel te avisa de que las macros están deshabilitadas y te ofrece Habilitar contenido, las lleva.
3. Qué hacen esas macros o fórmulas. Si generan directamente los libros de IVA o IRPF, o la contabilidad, tu Excel ya es un sistema informático de facturación. Y tendría que cumplir Verifactu, cosa que una hoja de cálculo corriente no hace. Si automatizaste tu plantilla con macros de VBA, mira aquí.
4. Si lo es, hay dos salidas. Una es quitarle esa parte y que los libros los lleve tu gestoría a partir de tus facturas: la Agencia Tributaria lo deja fuera de Verifactu. La otra, pasar a un programa adaptado o a la aplicación gratuita de Hacienda.

Ojo con mezclar. Según la Agencia Tributaria, en general no pueden convivir facturas hechas con un programa de facturación y otras hechas a mano. Si empiezas a usar uno, toda tu facturación tiene que pasar por él.

Qué cambia con la factura electrónica entre empresas

• Solo con clientes que son empresa o autónomo con sede en España.
• Los tiques quedan fuera, salvo cuando el cliente es una empresa y te pide que consten sus datos fiscales en él.
• El formato es fijo: un mensaje estructurado con el modelo europeo EN 16931, en UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Un PDF no lo es; el decreto solo lo menciona como documento de acompañamiento.
• Se envía por una plataforma, privada o la solución pública de la Agencia Tributaria, que es gratuita. Si no has acordado otra cosa con tus proveedores, se entiende que recibes por la pública.
• Quien factura más de 8 millones tendrá que acompañar cada factura de un PDF durante su primer año, salvo que el cliente acepte recibirla sin él.

Las alternativas gratuitas de Hacienda

La aplicación de facturación para Verifactu ya está en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Se entra con Cl@ve Móvil, certificado o DNI electrónico, y está pensada para autónomos y negocios con poca facturación. No limita el número de facturas, pero no hace tiques y admite un solo destinatario por cada una. Tampoco sirve para algunos regímenes especiales, y sus registros no se pueden exportar para seguir con otro programa.

El formulario de factura electrónica lo prevé el Real Decreto 238/2026: con él, bajo ciertas condiciones, cualquier empresario o profesional podrá expedir facturas electrónicas a través de la solución pública. Es una herramienta distinta de la anterior.

Qué hacer, según tu caso

• Facturas solo a particulares, con Word o Excel y sin macros que generen libros: hoy ninguna de las dos normas te obliga a cambiar.
• Facturas a empresas con Word o Excel: te toca la factura electrónica. Háblalo con tu gestoría.
• Usas un programa de facturación: pregunta si ya está adaptado a Verifactu y si emitirá factura electrónica en los formatos del decreto.
• Te meten prisa para comprar algo: comprueba la fecha en la sede de la Agencia Tributaria antes de firmar.

Para todo lo demás seguirás usando Word y Excel. Si los de tu equipo ya no reciben actualizaciones, en la categoría de Office están las versiones con soporte, como Office 2024 Profesional Plus. Y si montas desde cero el equipo de un negocio pequeño, repasamos qué software necesitas para administrarlo.

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